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viernes, 2 de abril de 2010

MANEJO DE INVENTARIOS EN UNA BODEGA











TRABAJO SOBRE MANEJO DE LOS INVENTARIOS


NELSON EDUARDO GONZALEZ VANEGAS
WILMER ELIECER MORENO
JAIRO ANDRES JIMENEZ
ALVARO JUDEX



TITULACION LOGISTICA
PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION
SERVIENTREGA
AÑO 2010










TABLA DE CONTEIDO

RESUMEN EJECUTIVO
INTRODUCCION
OBJETIVOS
JUSTIFICACION
PROCEDIMIENTO TOMA FISICA DE UN INENTARIO
INSTRUCTIVOS DE ELABORACION DE INVENTARIOS FISICOS
PRESENTACION DE GRAFICAS DE LAS ENCUESTAS
FLUJOGRAMA DE UN INVENTARIO
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFIA





RESUMEN EJECUTIVO


En este trabajo planteamos la forma de cómo realizar inventarios en una bodega de almacenamiento, de que instructivos se deben seguir al momento de realizar el inventario y cuales son los recursos que se debe tener en cuenta para la realización del mismo.

Investigamos todos los aspectos que se deben tener en cuenta para la realización de dicho procedimiento lo cual nos garantizara un desempeño óptimo en el conteo de todos los productos del cliente a los cuales se les verificara para llegar tener un mínimo margen de error cuando vallamos a despachar la mercancía.

Se realizaron unas encuestas en las cuales se les pregunto al personal de la bodega sobre los conocimientos que tenían sobre inventarios, para detectar posibles falencias que puedan existir, y así poder darles la respectiva capacitación sobre inventarios y lograr un optimo desempeño de la actividad que se va a realizar.

Se hará una presentación en powerpoint donde consignaremos toda la información investigada y así lograr un buen entendimiento de todos los temas planteados en este trabajo. Cuando ya tengamos toda la información se creara un BLOGG en el cual estará toda la información presentada en WORD, EXCEL Y POWERPOINT con todos los temas vistos.




INTRODUCCION

Se establecen las formas de cómo se realizan los inventarios, el cronograma que se utilizo para la realización de mismo. El personal que se encargara de realizar el inventario, la fecha estipulada para la realización del proceso y todos los recursos necesarios que se deben tener en cuenta al momento de ejecutarlo.

Con esto buscamos comparar todo el stock físico de la bodega con los sistemas de información que se utiliza para manejar bases de datos de todos los productos, referencias, códigos, fechas de vencimiento, etc.

De esta manera se puede implantar un sistema de almacenamiento llamado ABC el cual consiste en darle prioridad a todos los productos de mayor rotación, los cuales se les denomina del tipo A, y los de tipo B que son los que manejan un flujo de salida mucho mas bajo, y los de tipo C que son los que casi nunca rotan.




OBETIVOS

Tener un conteo exacto de toda la mercancía que se encuentra en la bodega.
garantizarle un mejor servicio a los clientes.
que el inventario de físico con el que se maneja en los sistemas de información sean iguales y no halla faltantes ni sobrantes, ni algún otro caso que pueda perjudicar la operación.
Para que los planes de acopio que se maneja en la bodega no tengan ningún margen de error.
Para que todos los productos que sean alistados no presenten ninguna novedad.
Para no tener inconvenientes con los productos que tengan fecha de vencimiento u alguna otra novedad que pueda hacer de que el producta se pierda.
De igual manera para cuando lleguen nueva mercancía darles su respectiva ubicación y que no afecte con nuestro inventario.
brindarle un respaldo al cliente de que su mercancía esta debidamente organizada y contada para que pueda hacer sus pedidos co total tranquilidad.



JUSTIFICACION

Este trabajo se hace con el fin de realizar inventario, de tener certeza de la importancia de realizar un inventario, y de cómo se deben organizar o utilizar todos los recursos que se necesitan para poder alcanzar los objetivos los cuales se ha programado en una fecha especifica para la realización de inventario.



PROCEDIMIENTO TOMA FÍSICA PARA UN INVENTARIO




DOCUMENTOS :

Se realizara la operación normal en la bodega de entrada y salida de mercancía hasta el horario de trabajo establecido y se tendrá en cuenta de que sea fin de mes y de esa forma se organizara la se organizara la bodega para la toma física que se va a realizar



FECHA DE LA TOMA FISICA


1.2 y 3 Del julio de 2009



3. HORARIOS

INICIO: 7:00 am. 1 de julio
REFRIGERIO: 10:00 am.
ALMUERZO: 1:00 P.m.
REFRIGERIO: 4:00 P.m.

El inventario esta programado para terminarse el 2 de julio, sin embargo se puede prolongar hasta el día 3 de julio, decisión que se tomara de acuerdo al avance del día 2 de julio


4. IMPRESIÓN PLANILLAS DE CONTEO


Se imprimirán directamente del sistema de información people soft el 30 de junio de 2009, de tal manera que el primero de junio se pueda iniciar con el conteo.
En estas planillas se encuentran los datos de cada una de las ubicaciones código del producto, serie, lote y fecha de vencimiento según sea el caso.







5. CONTEO DE ESTANTERIA DE CARGA

Para realizar el conteo de las estibas de la estantería de carga y teniendo en cuenta que el proyecto tiene una ocupación aproximada de 230 estibas distribuidas en 5 niveles; se bajara de la estantería a los pasillos de la bodega para ser contados en el piso.

Todas las estibas estarán identificadas con su respectiva ubicación para ser fácilmente localizadas en caso de un segundo conteo o para ser colocadas en su respectiva posición dentro de la estantería cuando sea necesario.


6. CONTEO DE ESTANTERIA DE FLUJO

Para el conteo de la estantería de flujo se realizara en el sitio asignado para esta estantería por ubicación y por producto.


7. GRUPOS DE CONTEO

Se conformara 6 grupos de conteo, compuestos cada uno por 1 persona del cliente quien será la encargada de diligenciar la planilla de conteo y 1 persona de la bodega quien será la persona para el apoyo logístico en el momento del conteo.

Se asignaran 5 grupos de conteo a la estantería de carga y 1 grupo a la estantería de flujo.

8. MESA DE CONTROL

Se conformara un grupo compuesto por: 2 personas, 1 persona de la bodega, para el control físico de las planillas y la digitación de la información y 1 persona del cliente para el apoyo de la mesa de control.


9. PROCESO

Se realizara un primer conteo por posición a las existencias físicas.
Se realizara las respectivas verificaciones de las planillas para determinar errores de diligenciamiento de planillas.
Digitación de las mismas en el sistema de información de la bodega.
Informes de las referencias requieren segundos conteos.
Una vez que el sistema de información este acorde con las existencias físicas de la bodega se procede a validar la información con el dota teórico del cliente.
En caso de encontrar diferencias entre el físico y el teórico del cliente, de mutuo acuerdo se realizara una nueva verificación física a las referencias que se consideren necesarias.
Se realizara el respectivo informe para el procedimiento a seguir con los sobrantes y/o faltantes.
Levantamiento de la respectiva acta para formalizar el inventario físico.

INSTRUCTIVOS DE ELABORACION DE INVENTARIOS FISICOS


OBJETIVOS

Establecer el mecanismo para la implementación de los inventarios cíclicos dentro de las instalaciones de la bodega.

ALCANCE

Aplica para productos almacenados en las instalaciones de la bodega perteneciente a todos los clientes.

3. DEFINICIONES

INVENTARIO: Por inventario se define al registro documental de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión.

INVENTARIO CICLICO: El inventario cíclico es un método de inventario en el que el inventario se cuenta a intervalos regulares durante el ejercicio. Dichos intervalos (o cíclicos) dependen del indicador de inventario cíclico establecido en los productos.


DOCUMENTOS RELACIONADOS

- Formato de conteo cíclico PEOPLE SOFT
- Formato de conteo cíclico de contingencia Excel
- Cronograma de inventarios cíclicos
- Formato de registro de conciliación diaria de cíclicos
- Formato de diferencias acumuladas


CONDICIONES GENERALES

PARAMETRIZACION DE ARTICULOS :

Para la administración del inventario de los clientes, se procedió a parametrizar el maestro de artículos del cliente con el método ABC. Para el cual se incluyo todo el maestro de artículos de todos los clientes.

2. CRONOGRAMA DE CONTEO


Se establece cronograma de conteo por familia y característica de artículos previamente avalados por el clientes fin de validar que no se que de alguna referencia por falta de conteo y cuya distribución permite validar resultados de posibles inconsistencias entre artículos de similares características.


PROCEDIMIENTO

De acuerdo con el cronograma del conteo presentado envía a la bodega vía correo electrónico la información con el dato de existencia de las respectivas referencias que se programaron previamente para el conteo físico para ese día.
El analista de inventarios de la bodega realiza el procedimiento en el sistema de información PEOPLE SOFT para elaborar las respectivas planillas del conteo y se procede a entregarlas al supervisor de bodega para que este con el personal operativo bajo su responsabilidad realicen los conteos respectivos de la programación.
Una vez efectuado el respectivo conteo cíclico el analista de almacenamiento de la bodega realiza la comparación entre el dato físico del conteo contra el teórico enviado por el cliente.
En el evento de encontrar diferencias se procede a realizar las verificaciones del conteo físico que sean necesarias para descartar errores de conteo.
Si persiste las diferencias se procederá a validar que todos los registros de movimientos de entrada y salidas estén contemplados en los dos sistemas de información desde el último inventario físico general o cíclico.
Si aparecen registros no realizados en alguno de los dos sistemas de información se clasificara como una diferencia justificada y debe dejarse evidenciados mediante un informe, dichos registros deben ser realzados en plazo de 48 horas hábiles por cualquiera de las dos partes según corresponda.
El cliente una vez halla recibido el informe correspondiente debe verificar la existencia de diferencia de inventarios en las demás bodegas para hacer el respectivo traslado.
En caso de agotar los recursos mencionados anterior mente se debe dejar evidencias las diferencias no justificadas en un informe consolidado las diferencias por faltantes se trasladaran en el sistema de la bodega y del cliente a una posición restringida.
El informe consolidado de las diferencias será el soporte de un acta que será firmada por las partes, para realizar los ajustes correspondientes n los sistemas de información (cada 4 meses) al finalizar el ciclo del conteo.


TIEMPOS DE RESPUESTA

Para la correcta circulación de la información entre las dos partes involucradas en el proceso se determinan los siguientes tiempos de respuesta de la información correspondiente para el cumplimiento de los inventarios cíclicos.

El envío del los saldos de inventario por parte del cliente para comparación con el inventario físico de la bodega se deben enviar el día anterior al cierre de la operación logística y documental del cliente.
El envío del informe por parte de la bodega con la retroalimentación de la conciliación de los datos físicos vs. Teóricos del cliente se debe realizar el mismo día del conteo cíclico o a más tardar al siguiente día a las 8:00 am.
Los ajustes respectivos se deben realizar una vez finalice el ciclo total de conteo del inventario para todos los artículos de la bodega (4 meses) a fin de prevenir que se queden referencias sin contar físicamente y afecten los balances de inventario.
Las diferencias no justificadas se registran en un formato acumulativo para efectuar los respectivos ajustes cada 4 meses.

De tal manera mediante una serie de procesos los cuales debemos programar para la ejecución de dicha labor, es necesario tener en cuenta todas las variables que puedan intervenir en el inventario y así lograr alcanzar los objetivos.















CONCLUSIONES

En este trabajo hemos aprendido al manejo de inventarios, de cómo se debe organizar y estructurar el cronograma para realizar y ejecutar los inventarios. También de cómo las encuestas y otras formas de conseguir información para el mejoramiento de las estrategias para hallar problemáticas o posibles complicaciones de cuando estemos realizando cualquier tipo de inventario.

De tal manera que también aprendimos muchas formas de presentar trabajos como fueron en WORD, EXCEL Y POWERPOINT, y que cuando tuviéramos todo la información necesaria subirlo a un BLOGG creado por nosotros mismos.

Nos pareció una forma muy didáctica para la presentación de trabajos en la cual se aprendió mucho del tema planteado por nosotros mismos, el cual investigamos afondo todos los posibles inconvenientes que se puedan presenta.


BIBLIOGRAFIA

http://claminventarios.blogspot.com